PENYUSUNAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI

Pembuatan naskah dinas di setiap instansi pemerintah perlu dilakukan penyiapan secara matang. Pentingnya penyiapan secara matang pembuatan tata naskah dinas disebabkan naskah dinas sebagai sarana komunikasi tertulis, tercipta dari kegiatan yang bersifat rutin,kebijakan pimpinan maupun reaksi terhadap aksi. Selain sebagai sarana komunikasi, pentingnya penyiapan penyusunan naskah dinas disebabkan pula karena naskah dinas memiliki nilai hukum yang dapat dijadikan  sebagai alat bukti yang sah. Naskah dinas akan menjadi alat bukti yang sah di mata hukum jika naskah dinas memenuhi kaidah yang telah diatur sebagai panduan dalam penyusunan naskah dinas dalam suatu instansi. Kaidah atau aturan penyusunan naskah dinas dalam suatu instansi biasa kita kenal dengan tata naskah dinas.

Dalam kenyataannya sebagian instansi mengabaikan penyiapan penyusunan naskah dinas, hal ini disebabkan ketidaktauan para pegawai dalam melaksanakan penyusunan naskah dinas berdasarkan tata naskah dinas. Biasanya pembuat konsep surat hanya men-copy paste pada pembuat konsep sebelumnya, beruntung jika pembuat konsep surat sebelumnya memiliki pemahaman penyusunan naskah dinas yang seusai dengan tata naskah dinas akan tetapi akan sangat meruginya jika pembuat konsep surat sebelumnya tidak memahami Tata naskah dinas. Hal ini jika dibiarkan akan selamanya menjadi kebiasaan. Untuk itulah pemahaman penyusunan naskah dinas berdasarkan tata naskah dinas sebaiknya dipahami oleh semua pegawai instansi mengingat naskah dinas merupakan proses awal kegiatan dalam menjalankan tugas dan fungsi instansi.

Berdasarkan bentuk dan susunan naskah dinas dalam instansi pemerintah daerah terbagi menjadi dua bagian yaitu naskah dinas produk hukum seperti Peraturan daerah, Peraturan gubernur/bupati/walikota, keputusan gubernur/bupati/walikota. Kedua naskah dinas surat seperti surat biasa, surat edaran, instruksi, surat perintah tugas, surat keterangan dan lain sebagai yang sifatnya menyampaikan informasi urusan kedinasan. Pada kesempatan ini, akan dibahas secara umum penyusunan naskah dinas korespondensi karena pada naskah dinas ini yang paling sering dilakukan dalam kegiatan instansi pemerintah daerah.

 

Dalam penyusunan naskah dinas yang paling utama diketahui adalah prinsip yang harus dimiliki dalam membuat naskah dinas. Prinsip penyusunan naskah dinas meliputi ketelitian dan kecermatan dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan ejaan di dalam pengetikan. Selain itu, penyusunan naskah dinas harus jelas aspek fisik dan materi dengan mengutamakan metode yang cepat dan tepat. Penyampaiannya harus singkat dan padat dengan menggunakan ejaan bahasa yang benar. Prinsip terakhir yaitu penyusunannya harus logis dan meyakinkan.

 

Sumber :

1. Kemenpan RB nomor 80 tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas

2. Permendagri Nomor  54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah.

Penulis: 
Ardiansyah
Sumber: 
Badan Penghubung Provinsi

Artikel

21/05/2018 | Badan Penghubung Provinsi
21/05/2018 | Badan Penghubung Provinsi
21/05/2018 | Badan Penghubung Provinsi
21/05/2018 | Badan Penghubung Provinsi
09/05/2018 | Badan Penghubung Provinsi