Pentingnya Arsip dalam Organisasi

Dalam suatu organisasi/instasi Pemerintah atau swasta maupun perorangan tak lepas dari arsip. Bahkan pada saat seorang manusia baru lahir pun telah memiliki arsip. Arsip tak akan lepas dari kehidupan kita baik dalam  dunia organisasi maupun perorangan . Bila kita cermati, maka sejak kita masih kecil bahkan bayi , kita telah berhubungan dengan arsip. Ketika kita dilahirkan, maka kita akan memiliki surat kenal lahir, kemudian akta kelahiran, ijazah, bukti kepemilikan dan sebagainya, yang semua itu kita katakan sebagai arsip dalam kehidupan kita.  Begitu juga dalam kehidupan berorganisasi, dari mulai berdirinya suatu organisasi telah  memiliki arsip. sama seperti bayi yang baru lahir,organisasi pun ketika lahir akan menciptakan arsip seperti arsip tentang berdirinya suatu organisasi, arsip kepemilikan, dst.

Arsip-arsip tersebut merupakan rekaman informasi aktivitas kehidupan kita atau organisasi yang suatu saat dapat kita buka kembali sebagai alat bantu pengingat. Bahkan  Arsip dapat dijadikan sebagai indikator besar  kecilnya suatu instansi /organisasi.  Semakin banyaknya arsip yang dihasilkan dalam suatu lembaga/organisasi sudah dipastikan lembaga/organisasi tersebut lembaga/organisasi yang besar.

Dalam kehidupan kita di dunia kerja, tentunya kita sering melihat pimpinan kita marah-marah dikarenakan pada saat genting memerlukan selembar arsip untuk mencari informasi dalam menentukan keputusan. dan ternyata arsip yang diperlukan hilang atau tidak diketemukan. Hal hasil hanya karena arsip bisa jadi satu kantor yang terkena dampak dari kemarahan pimpinan. Kejadian seperti ini tidak hanya terjadi pada pimpinan kita akan tetapi kita pun sering mengalami keadaan seperti ini, pada saat memerlukan arsip tetapi arsipnya susah diketemukan karena kita lupa menaruhnya dimana atau karena arsip yang tertumpuk menggunung di meja kerja. Tentu saja keadaan ini membuat suansana di kantor tidak kondusif dan membuat kita stress, Tetapi hal ini akan tehindar jika penataan arsip di rencanakan dan tertatur sehingga pada saat memerlukan arsip dapat diketemukan dengan cepat, tepat dan akurat.

Tentunya kita pernah mendengar arsip bisa menyelamatkan negara. Menengok sejenak ke belakang akan kasus tuduhan suap atas dua pimpinann KPK (Komisi Pemberantasan Korupsi), Bibit Samad Riyanto dan Chandra M. Hamzah yang  Ketika itu dituduh menerima uang suap dari Ary Mulyadi di Belagio Residence Jakarta pada tanggal 18 Agustus 2008, tuduhan itu dengan mudah dimentahkan karena pada saat tuduhan, kedua pimpinan KPK tersebut tidak berada di lokasi yang disebutkan. Hal itu dapat dibuktikan kebenarannya dengan adanya surat undangan dari pemerintah Peru, paspor dengan stempel dari kantor Imigrasi, Surat Jalan dari KPK untuk tanggal 11 s/d 18 agustus 2008 dan tiket penerbangan. Selain kasus itu, kasus sengketa Pulau Sipadan dan Ligitan yang berada di Selat Makasar  antara Pemerintah Indonesia dengan Pemerintah Malaysia yang menurut batas koordinat nya masih memasuki wilayah Indonesia, namun karena Pemerintah Malaysia memiliki bukti berupa penerbitan ordonansi perlindungan satwa, pungutan pajak terhadap pengumpulan telur penyu sejak tahun 1930 dan operasi mercesuar sejak tahun 1960-an oleh Pemerintah Inggris (Penjajah Malaysia) sehingga di Mahkamah Internasional memutuskan kemenangan ada di Pihak Pemerintah Malaysia.

Namun sampai saat ini banyak orang yang kurang menyadari pentingnya arsip. Arsip dianggap penting jika pada saat –saat genting saja.  Saat dimana pimpinan harus marah-marah terlebih dahulu, atau saat informasi yang terkandung dalam arsip itu dibutuhkan segera. Seperti  kasus kehilangan Pulau Sipandan dan Ligitan memberikan contoh kepada kita bahwa arsip itu dianggap penting jika saat informasi yang terkandung dalam arsip dibutuhkan. Seperti Pemerintahan Malaysia yang memenangkan sengketa ini hanya dengan pembuktian arsip. Hal ini membuktikan Pentingnya arsip tidak bisa lihat pada masa kini akan tetapi pentingnya arsip akan terlihat dimasa yang akan datang.

Berkaca dari kasus diatas dapatlah kita pahami bahwa arsip sangatlah penting bagi kita sebagai indivindu, pemerintahan/organisasi . Agar tidak terjadi  seperti kehilangan Pulau Sipadan  dan Pulau Ligitan yang dikarenakan negara kita tidak dapat membuktikan keberadaan bangsa kita menduduki pulau tersebut, sebaiknya kita dapat berkaca dengan kasus  dua Pimpinan KPK tersebut yang menjelaskan jika  Arsip dapat menyelamatkan nama baik indivindu maupun instansi . Tentunya hal ini tidak terjadi begitu saja, tentunya manfaat arsip dapat kita rasakan jika arsip dikelola dengan terencana dan teratur.

Disinilah seharusnya kita bisa menyadari akan pentingnya tata kelola  arsip yang baik.  Manajemen pengelolaan arsip yang baik akan sangat berguna bagi kehidupan suatu organisasi maupun perorangan. Dengan tata kelola arsip yang baik, informasi yang terkandung dalam arsip dapat kita rasakan manfaatnya.

Dengan penataan arsip yang sesuai kaidah  kita dapat menyimpan informasi yang terkandung dalam arsip dengan baik, bermanfaat serta berguna. Sebaliknya, kita tidak perlu menyimpan informasi yang tidak penting atau tidak bernilai guna. Dengan adanya pengelolaan arsip akan diatur bagaimana proses arsip itu lahir hingga arsip itu harus lahir kembali. Proses penataan arsip dimulai dari penciptaan arsip kemudian memasuki tahapan penggunaan dan pemeliharaan arsip kemudian memasuki tahap penyusutan.  Dengan mengikuti sistem yang teratur maka pemanfaatan informasi yang terkandung dalam arsip dapat dimaksimalkan.

(Bahan : dari berbagai sumber) 

Penulis: 
Ibadiah Mahmuda
Sumber: 
Badan Penghubung Provinsi

Artikel

18/01/2018 | Badan Penghubung Provinsi
18/01/2018 | Badan Penghubung Provinsi
18/01/2018 | Badan Penghubung Provinsi
18/01/2018 | Badan Penghubung Provinsi
18/01/2018 | Badan Penghubung Provinsi