PENGGUNAAN KATA NASKAH DINAS

Dalam dunia penyelenggaraan negara sering kita mendengar kata “naskah dinas” tetapi bagi sebagian dari kita kata naskah dinas asing didengar bahkan sebagian orang tidak tahu apa  itu naskah dinas. Naskah dinas  sering disamakan dengan surat. jika surat sama dengan naskah dinas

Naskah dinas merupakan informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan dalam suatu instansi. Sebagai alat komunikasi tertulis sama halnya dengan pengertian surat. Naskah dinas dan surat memiliki fungsi sebagai alat komunikasi dua arah yang melibatkan dua orang atau lebih. Namun jika sama fungsi sebagai alat komunikasi kenapa harus disebut naskah dinas bukan surat saja?apa kaitan naskah dinas dengan surat?berikut  akan diulas perbedaan surat dengan naskah dinas.

Surat merupakan komunikasi yang berupa tulisan dalam suatu media yang ingin disampaikan dari seseorang kepada orang lain. Dari pengertian ini dapat diartikan surat sebagai sarana dalam menyampaikan informasi. Biasanya surat terdiri dari tiga bagian yaitu salam pembuka, isi dan penutup. Pada bagian pembuka biasanya bertuliskan nama tempat surat dibuat, tanggal membuat surat (bagian ini sering juga di letakkan pada bagian penutup surat) dan salam pembuka, Bagian isi berisikan  maksud dan tujuan yang ingin disampaikan dengan kepada penerima surat. Terakhir, bagian penutup berisikan salam penutup biasanya dibubuhi dengan tanda tangan penulis surat.

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi dan bahasanya, sedangkan apabila digolongkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi dan surat dinas.

Proses membuat surat telah selesai ketika surat tersebut telah disampaikan atau terkirim ke penerima. Tidak ada aturan yang mengatur kelanjutan yang sudah dikirim atau diterima meskipun di dalam isi surat mengatakan maksud pengirim surat mengharapkan penerima surat untuk membalas surat tetapi penerima surat tidak membalas surat. Surat yang telah diterima pun tidak memiliki aturan bahwa surat harus disimpan atau dibuang baik oleh pengirim maupun si penerima.

Naskah dinas biasanya sering didengar di lingkungan instansi pemerintahan, naskah dinas digunakan di lingkungan instansi pemerintahan sebagai sarana komunikasi antar lingkungan instansi maupun luar instansi. Penggunaan naskah dinas memiliki aturan yang  mengatur proses naskah dinas itu dibuat. Naskah dinas di dalam instansi pemerintah dalam membuat atau mengeluarkan naskah dinas hanya diperbolehkan oleh orang yang berkewenangan hal ini tertuang dalam Permendagri Nomor 54 Tahun 2009; naskah dinas merupakan informasi tertulis yang dibuat dan dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan pemerintah daerah.

Naskah dinas merupakan jati diri atau ciri khas dalam suatu instansi yang merupakan tanda pengenal dalam suatu instansi. Naskah dinas diibaratkan seperti  seperti rumah, setiap orang memiliki rumah tetapi setiap rumah yang satu dengan yang lain memiliki perbedaan baik bentuk warna,luas rumah, alamat dan sebagainya. Orang akan mengetahui rumah seseorang dengan ciri-ciri yang disebutkan. Sama halnya dengan naskah dinas jika memiiki ciri khas dalam naskah dinas dapat dengan instansi pemiliknya

Naskah dinas sebagai bukti kegiatan  penyelenggaraan pemerintah dalam menjalankan fungsi dan tugas suatu instansi sehingga dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah di mata hukum. Sebagai alat bukti penyelenggaraan tentulah syarat yang harus dipenuhi dalam naskah dinas adalah kaidah yang mengatur dalam proses naskah dinas. Aturan atau kaidah suatu naskah dinas disebut dengan tata naskah dinas, tata naskah dinas mencakup aturan bagaimana format, bentuk tulisan, ukuran kertas, keabsahan naskah hingga kewenangan pengakses naskah.

Dari ulasan diatas dapat kita tarik benang merah perbedaan antara surat dengan naskah dinas. Surat merupakan sarana informasi antara dua orang atau lebih.

Surat masih bersifat umum karena Menurut fungsinya surat digolongkan menjadi beberapa jenis Surat pribadi,surat resmi dan surat niaga, sedangkan naskah dinas merupakan sarana komunikasi antara dua pihak atau lebih dilingkungan baik luar maupun instansi. Naskah dinas sebagai alat bukti kegiatan penyelanggaraan suatu instansi sehingga naskah dinas memiliki aturan atau  kaidah dalam proses pembuatannya yang biasa si sebut tata naskah dinas. Surat dan naskah dinas memiliki fungsi yang sama yaitu sebagai alat komunikasi untuk menyebarkan informasi kepada pihak lain. Naskah dinas merupakan bagian dalam surat yang tergolong surat resmi

Pemilihan  penggunaan kata naskah dinas dalam instansi pemerintahan lebih tepat jika dibandingkan menggunakan kata surat. Naskah dinas termasuk ke dalam jenis surat resmi sedangkan jika menggunakan  kata surat yang memiliki makna yang lebih luas.

Penulis: 
Nurul Ihsan
Sumber: 
Badan Penghubung Provinsi

Artikel

21/05/2018 | Badan Penghubung Provinsi
21/05/2018 | Badan Penghubung Provinsi
21/05/2018 | Badan Penghubung Provinsi
21/05/2018 | Badan Penghubung Provinsi
09/05/2018 | Badan Penghubung Provinsi