ORGANISASI PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Pembedaan fungsi ini mengakibatkan pula perbedaan terhadap pengorganisasiannya.

Arsip dinamis yang dipergunakan Langsung bagi penyelenggaraan pada masing-masing instansi atau organisasi, tanggung jawab pengelolaanya beda pada masing-masing instansi atau organisasi. dalam undang-undang kearsipan Secara tegas dinyatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis tersebut dilaksanakan oleh unit kearsipan sebagaimana tertuang dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Jika Peraturan tersebut dikaji lebih jauh, maka yang dimaksud dengan unit kearsipan adalah melakukan pembinaan kearsipan di seluruh jajaran instansi/ organisasi yang bersangkutan.  Di pihak lain unit kearsipan berfungsi pula sebagai pusat penyimpanan arsip inaktif yang berasal dari unit-unit kerja, oleh karena itu tugas unit kearsipan cukup luas dan kompleks.

Kenyataannya menunjukkan bahwa unit kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang kearsianbelum terwujud sepenuhnya. Pada umumnya di  beberapa departemen menempatkan unit kearsipan pada Biro Umum atau Tata Usaha  (eselon II). Disamping arsip inaktif, kita juga memiliki arsip aktif yang juga perlu diorganisir dengan baik. Biasanya arsip aktif ini, berada pada masing-masing unit kerja yang biasanya disebut Central file.

Insatansi pemerintah yang telah melaksanakan pembinaan kearsipannya menempatkan Central file pada Tata Usaha unit kerja yang biasa dikenal sebagai Tata Usaha Pengolah.

Dari uraian diatas menunjukkan bahwa sistem penyimpanan atau pengendalian kearsipan untuk arsip inaktif adalah sentralisasi dan untuk arsip aktif adalah desentralisasi( ada di masing-masing unit kerja).

Penulis: 
Ardiansyah
Sumber: 
Badan Penghubung Provinsi

Artikel

21/05/2018 | Badan Penghubung Provinsi
21/05/2018 | Badan Penghubung Provinsi
21/05/2018 | Badan Penghubung Provinsi
21/05/2018 | Badan Penghubung Provinsi
09/05/2018 | Badan Penghubung Provinsi