Asas Pengorganisasian Arsip

Oleh karena arsip merupakan salah satu bahan yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan, maka arsip harus tersedia ketika diperlukan. Dengan demikian, kecepatan dalam memenuhi permintaan arsip Sangat penting, disamping kemudahan akses, faktor lain yang mempengaruhi kecepatan penemuan kembali adalah jauh dekatnya sumber arsip dengan pihak yang memerlukan arsip.

Dalam pengelolaan arsip, ada beberapa asas yang dikenal dalam sistem penyimpanan arsip yaitu: sentralisasi, desentralisasi dan kombinasi. Bentuk sentralisasi  merupakan sistem pengelolaan arsip yang terpusat pada satu tempat. Sistem ini mengontrol jalan masuk dan keluarnya arsip pada suatu organisasi dan memberikan keseragaman prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip. arsip ini cocok diterapkan bagi organisasi yang kecil karena beban kerja organisasi masih sedikit sehingga masih dapat dilakukan pengontrolan.

Desentralisasi merupakan sistem penyimpanan arsip yang dilakukan pada masing-masing unit atau divisi organisasi. Setiap unit diberikan kewenangan dalam penyimpanan arsip sehingga dalam satu organisasi akan memiliki lebih dari satu metode penyimpanan. Asas ini akan cocok digunakan oleh organisasi yang besar karena arsip yang keperluan akan arsip akan dengan sangat mudah didapat karena penyimpanannya berada dekat dengan unit.

Untuk asas kombinasi merupakan asas yang sangat banyak digunakan dalam organisasi, asas ini menggabungkan antara asas sentralisasi dengan asas desentralisasi dalam penerapannya. Asas ini membagi kewenangan unit penyimpanan.  Untuk arsip yang penggunaan masih sering dipakai dalam kegiatan pekerjaan, arsip di simpan setiap unit kerja dan apabila arsip yang berada dalam unit telah jarang digunakan untuk kepentingan tugas unit maka arsip disimpan pada unti penyimpan arsip organisasi. asas ini memberikan kemudahan dalam pencarian karena unit telah terbagi atas kewenangan penyimpanan arsip.

Penentuan asas penyimpanan arsip yang tepat sebaiknya dilakukan dengan menentukan seberapa besar kebutuhan organisasi terhadap informasi dan seberapa besar organisasi yang dimiliki. Dengan perhitungan yang cermat suatu organisasi akan beda dekat dengan sumber informasi sehingga memudahkan dalam pengambilan sebuah keputusan. 

Penulis: 
Ibadiah Mahmuda
Sumber: 
Badan Penghubung Provinsi

Artikel

18/01/2018 | Badan Penghubung Provinsi
18/01/2018 | Badan Penghubung Provinsi
18/01/2018 | Badan Penghubung Provinsi
18/01/2018 | Badan Penghubung Provinsi
18/01/2018 | Badan Penghubung Provinsi